Общие почтовые ящики

Данная инструкция содержит информацию о том, как создать общий почтовый ящик (shared mailbox) в MachPanel. А также общие сведения об этом типе ящиков.

Сведения об общих почтовых ящиках

Общий почтовый ящик — это тип почтового ящика пользователя, который не имеет собственного имени пользователя и пароля. Пользователи не могут войти в такие почтовые ящики напрямую. Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику, пользователю сначала необходимо предоставить разрешение "Отправить как" или "Полный доступ" для ящика. После этого пользователи входят в собственные почтовые ящики, а затем получают доступ к общему почтовому ящику путем его добавления в свой профиль Outlook.

Общие почтовые ящики не предназначены для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться отключенной.

Создание общего почтового ящика

Перейдите в «Управление» (Manage) подпиской по следующему пути: Домашняя страница>> Директор службы (1)>> Хостинг Exchange (2)>> Учетные записи (3) (Home>> Service Director (1)>> Exchange Hosting (2)>> Accounts(3)).

На открывшейся странице нажмите на вкладку «Почтовые ящики» (MailBoxes) (1). Затем на кнопку «Добавить новый почтовый ящик» (Add New MailBoxes) (2). Из выпадающего списка выберите «Общий почтовый ящик» (Shared mailbox) (3).

В появившейся форме отображены как основные параметры нового почтового ящика, так и дополнительные настройки не обязательные для конфигурации на этапе создания, рассмотрим их по-отдельности.

 Основные параметры общего почтового ящика

1. С помощью электронной почты активируйте пользователя Active Directory \ Mail-enable active directory user – опциональный параметр, позволяющий создать почтовый ящик на базе существующего пользователя сервисной AD, Вашей организации, если Вы используете ADSync для синхронизации User AD, то новые синхронизированные пользователи отобразятся в этом списке.
2. Укажите «Полное имя (отображаемое имя)» (Full Name (Display name)).
3. Основной адрес электронной почты\ Primary email – Обязательный параметр, определяет Основной адрес электронной почты – Primary SMTP запись – от имени целевого адреса электронной почты пользователь будет осуществлять отправку почтовых сообщений, а также их прием на данный адрес. Если у Вас несколько почтовых доменов, то в правой части Вам потребуется выбрать домен для Основного адреса электронной почты.

Параметры прав доступа к почтовому ящику

4. Опции Полного доступа (Full Access) – опции делегирования прав доступа к целевому почтовому ящику, позволит другому пользователю получить доступ ко всем элементам почтового ящика, кроме прав на отправку от имени ящика. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта назначения полного доступа:
   • Автоматическое сопоставление доступно \ Auto-Mapping Enabled – целевой вариант позволит подключить ящик делегату при работе в почтовом клиенте Outlook автоматически (Устаревшие и низкоредакционные версии Outlook могут не поддерживать данную опцию)
   • Автоматическое сопоставление Выключено \ Auto-Mapping Disabled – целевой исключает автоматическое подключение ящика делегату в почтовом клиенте Outlook
     
     
5. Опции отправки от имени почтового ящика – опция предоставляет права на отправку сообщений от имени целевого почтового ящика для выбранного пользователя. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта:
   • Отправить от имени \ Send on Behalf - позволяет отправлять электронные письма от имени другого пользователя, но в поле «От» будет отображаться настоящее имя отправителя. Таким образом, получатели будут знать, кто на самом деле отправил письмо.
   • Отправить как \ Send as - даёт право отправлять электронные письма от имени указанного пользователя, используя его адрес электронной почты. При этом в поле «От» письма будет отображаться имя пользователя, которому предоставлены права Send As.

Дополнительные параметры общего почтового ящика и Состав списка рассылки.

6. В поле «Объем почтового ящика (в МБ)» (Mailbox Size (in MB)) выберите доступный объём.
7. Язык \ Language – Устанавливает язык почтового ящика по умолчанию, влияет на отображаемый функционал и наименование структуры папок.
8. Часовой пояс \ Time zone – Устанавливает часовой пояс. Часовой пояс почтового ящика влияет на правильное отображение времени отправки и приема писем и календарных событий. Если часовой пояс ящика отличается от часового пояса, используемого пользователями, то это может привести к недопониманию в том, когда было отправлено или получено сообщение. Поэтому для корректного отображения дат и времени важно установить правильный часовой пояс с помощью настроек ящика.
9. Дополнительный адрес электронной почты \ Alternate email – Alias smtp запись. Позволяет задать один алиас\псевдоним почтового ящика на этапе создания.

Внимание!!! Exchange Server не позволяет осуществлять отправку сообщений от Alias.

10. Скрыть в списках адрес электронной почты \ Hide from Exchange Address Lists – Данная функция в Exchange Server отвечает за то, отображается ли почтовый ящик в глобальном списке адресов Exchange в вашей организации или нет. Если функция включена, то почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов для других пользователей, что может привести к тому, что другие пользователи не смогут найти этот ящик, когда будут отправлять на него сообщения, а также при работе через настольный почтовый клиент не будут подгружены и права доступа к целевому ящику, к примеру функция «Отправить как».
11. Состав списка рассылки – позволяет определить создаваемый адрес почтового ящика в существующую, Простую группу рассылки.

После заполнения необходимых полей нажмите добавить почтовый ящик \ Add Mailbox, что инициирует задачи на создание почтового ящика, настроек доступов и состава групп рассылок, данная процедура может занять некоторое время.

После завершения создания отобразиться журнал, в котором будет указана информация о добавленных почтовых ящиках.

Статусы при создании почтовых ящиков

• «Подготовка» (Provisioning): выполняется подготовка почтового ящика.
  
  
  
  Чтобы посмотреть детальную информацию, перейдите на вкладку «Group Action Logs».
• «Активно» (Active): создание завершено, почтовый ящик готов к работе.
  
  
• «Не удалось» (Failed): если получен такой статус, нажмите ссылку «Не удалось» и просмотрите более подробную информацию о проблеме.
• «Ошибка» (Error): при создании почтового ящика возникла ошибка. Просмотрите описание ошибки и выполните предложенные действия по её устранению.
  

Основные опции и параметры общего почтового ящика

 Настройки, параметры и функции общего почтового ящика поделены на разделы.

• Общее \ General – Радел содержит общие данные о пользователе, шаблон почтового ящика, UPN, базовые атрибуты.
• Адрес электронной почты \ Email Address – Раздел управления SMTP записями.
• Параметры потока почты \ Mail Flow Settings – Раздел управления перенаправления почтовых сообщений, а также отображения пользовательских атрибутов пользователя.
• Расширено \ Advanced – Раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Данный раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Языке и Часовом поясе.
• Разрешения \ Permissions – Раздел настроек управления делегирования к целевому ящику.
• Автоматические ответы \ Automatic Replies – Раздел управления Автоматическими ответами.
• Состав списка рассылки \ Distribution List membership – Раздел управления принадлежности к простым группам рассылки.
• Разрешения для календаря \ Calendar Permissions – Раздел управления разрешениями для календаря.

Раздел Общее \ General

При переходе в настройки почтового ящика будет отображен раздел Общее \ General. В данном разделе представлены основные параметры и атрибуты общего почтового ящика.

1. Пользователи \ Users – отображает текущее значение и дает возможность корректировки UPN (User Principal Name) - это уникальное имя пользователя в Active Directory, которое используется для идентификации пользователя в сети. UPN состоит из имени пользователя и суффикса домена, разделенных символом "@". Например, «username@domain.com».
2. Convert to User Mailbox \ Convert to Room Mailbox \ Convert to Equipment Mailbox – опция позволяющая осуществлять конвертацию общего почтового ящика в другие типы почтовых ящиков.
3. Домен / имя пользователя \ Domain Username – отображает имя пользователя в сервисном домене. Наименование генерируется автоматически и не подлежит изменению. Некоторые почтовые клиенты и SMTP модули не умеют работать с UPN и могут требовать для авторизации указания имени пользователя в сервисном домене.
4. Полное имя (отображаемое имя)\ Full Name (Display name) – имя которое буде отражено в адресной книгах и заголовках сообщений, если автоматически сформированное наименование Вам не подходит, то Вы можете внести коррективы в целевой параметр, если почтовый ящик был создан на базе синхронизированного User AD, то параметры потребуется скорректировать в исходном пользователе.
5. Скрыть в списках адресов Excange\ Hide from Exchange Address Lists – Данная функция в Exchange Server отвечает за то, отображается ли почтовый ящик в глобальном списке адресов Exchange в вашей организации или нет. Если функция включена, то почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов для других пользователей, что может привести к тому, что другие пользователи не смогут найти этот ящик, когда будут отправлять на него сообщения, а также при работе через настольный почтовый клиент не будут подгружены и права доступа к целевому ящику, к примеру функция «Отправить как».
6. Информационная панель – панель в правой части отображает дополнительную информацию:

• Последнее обновление \ Last Updated – последнее обновление данных по целевому пользователю \ ящику с сервера
• Last Login \ Last Login (UTC) – дата время последней авторизации.
• Уровень заполнения почтового ящика
• Кнопка Обновить сейчас \ Refresh Now позволяет осуществить внеплановый запрос серверу для обновления данных, по умолчанию обновление всех данных по всем почтовым ящикам инициируется автоматически каждые 24 часа.

Во вкладке Контактная информация \ Contact Information отображены и доступны для редактирования базовые атрибуты пользователя. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD и не будут доступны для редактирования через панель управления.

7. Набор пользовательских атрибутов. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD:

• Начальные буквы \ Инициалы \ Initials
• Отчество \ Middle Name
• Улица \ Street Address
• Город \ City
• Страна/регион \ State/Province
• Почтовый индекс \ Zip/Postal Code
• Страна \ Country
• Мобильный телефон \ Mobile
• Факс \ Fax
• Телефон (рабочий) \ Phone (Business)
• Телефон (домашний) \ Phone (Home)
• Пейджер \ Pager
• Веб-страница \ Web Page
• Примечания \ Notes
• Внутренние примечания \ Internal Notes

8. Опция, позволяющая добавить изображение\фото профиля пользователя. Данная опция так же доступна пользователю через OWA.
   Требования изображения профиля:
   Форматы: JPG \ PNG
   Размер: 96x96 пикселей

Обращаем Ваше внимание:

1. Для Exchange подгрузка изображения пользователя является низко приоритетной задачей и может выполняться длительное время, вплоть до нескольких суток. Через OWA процесс распространения будет значительно быстрее, так как подсвечивает изменения Exchange, а через панель вносится только изменения в User AD, а Exchange подтягивает постфактум.
2. Если используются новые форматы сжатия (к примеру JPEG2) или объем\качество изображения то для распознавания изображения Exchange потребуется выполнить дополнительные манипуляции, с учетом п.1 такая процедура может занять больше времени. Если же формат не будет поддерживаться Exchgange то такое изображение не отобразиться у пользователя в OWA, что так же применимо к подгрузке данных в локальной адресной книге в Outlook.
3. Рекомендованные требования к изображениям\аватарам пользователей:

• Размер изображения: Рекомендуется использовать размер изображения 96x96 пикселей. Это достаточный размер для отображения на большинстве устройств и не вызывает задержек при загрузке.
• Формат изображения: Рекомендуется использовать формат JPEG (jpg). JPEG обеспечивает хорошее соотношение качества и размера файла, что способствует более быстрой загрузке и передаче изображения.
• Битность цвета: Рекомендуется использовать 24-битную цветность (RGB). Это обеспечивает достаточное качество цветового отображения без увеличения размера файла. Если использовать менее качественную цветность, то будет ухудшение качества изображения, но распространиться по сервису быстрее.
• Качество изображения: Для обеспечения быстрой загрузки и передачи рекомендуется использовать низкое качество изображения, форматы только стандартные. Более высокое качество может привести к увеличению размера файла и, следовательно, замедлению процесса
• Оптимизация изображения: Перед загрузкой изображения в Exchange 2019, рекомендуется оптимизировать его размер и сжать файл, чтобы уменьшить его объем\качество до оптимальных параметров. Это поможет ускорить процесс загрузки и распространения.

9. Набор пользовательских атрибутов. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD:

• Должность \ Job Title
• Компания \ Company
• Отдел \ Department
• Офис \ Office

10. Кнопка Сохранить \ Save – позволяет сохранить изменения. Данная кнопка будет не активна если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync, а у доступных к изменению опций в панели управления появятся дополнительные функции для применения изменений.

Раздел Адрес электронной почты \ Email Address

Целевой раздел позволяет осуществлять управление SMTP записями почтового ящика. Существует два основных типа SMTP записей:

Primary SMTP – Основной адрес электронной почты на который может осуществляться как отправка сообщения, так и от имени которого пользователь может отправлять сообщения.

Alias SMTP – Псевдоним, по целевому адресу пользователь сможет только получать сообщения, но Exchange функционально не поддерживает отправку сообщений от имени адреса-псевдонима.

1. В данном разделе отображены существующие SMTP и их статус. Доступны следующие опции:

• Установить как основной \ Set as Primary – меняет статус целевой SMTP записи с Alias на Primary.
• Основное имя пользователя \ Set as Primary and User Principal Name – данная опция меняет статус целевой SMTP записи с Alias на Primary, а также на устанавливает значение UPN на основе целевой записи.
• Удалить \ Delete – опция удаления Alias SMTP

2. Добавить псевдоним электронной почты \ Add Email Alias – данная опция позволяет создавать Alias SMTP

Раздел Параметры потока почты \ Mail Flow Settings

Основная функция целевого раздела — это настройка ретрансляции почтовых сообщений.

1. Пересылка почты \ Email Forwarding – целевая функция позволяет ретранслировать входящие почтовые сообщения, направленные на целевой почтовый ящик. При ретрансляции сообщений сохраняется исходный отправитель.

Основные опции:

• Включить пересылку почты \ Enable email forwarding – опция, активирующая функцию ретрансляции.
• Forward to an internal email address \ Переслать на внутренний адрес электронной почты – опция позволяет выбрать одного адресата доступного внутри организации, а именно: почтовые ящики текущей подписки, группы рассылки, почтовые контакты заведенные в панели управления.
• Forward to an external email address \ Переслать на внешний адрес электронной почты – опция позволяет выбрать одного внешнего адресата не заведенного внутри организации в виде почтового контакта.
• Доставить сообщение на адрес пересылки и в почтовый ящик \ Deliver message to forwarding address and mailbox – опция, позволяющая оставлять копию ретранслированного сообщения в целевом почтовом ящике.

Важно! Архитектура публичного решения Виртуальный офис Multitenant не поддерживает ретрансляцию внешних сообщений на внешних получателей. В рамках политики безопасности публичного решения любые попытки ретрансляции внешних сообщений на внешних получателей (к примеру, с Mail.ru на Ya.ru) будут пресечены автоматически глобальными настройками на уровне точки выхода почтового трафика, так как подобные действия могут привести к попаданию адресов\хостов отправки в глобальные блок листы.

2. Пользовательские атрибуты – в данном разделе отображаются Пользовательские атрибуты \ Custom Attribute пользователя AD.

Раздел Расширено \ Advanced

Данный раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Языке и Часовом поясе.

1. Квота хранения \ Storage Quotas – Информация о предоставленному объему для целевого почтового ящика. Квота не может привышать максимальный объем тарифного плана (максимальному размеру шаблона почтового ящика)
2. Язык \ Language – Устанавливает язык почтового ящика по умолчанию, влияет на отображаемый функционал и наименование структуры папок.
3. Часовой пояс \ Time zone – Устанавливает часовой пояс. Часовой пояс почтового ящика влияет на правильное отображение времени отправки и приема писем и календарных событий. Если часовой пояс ящика отличается от часового пояса, используемого пользователями, то это может привести к недопониманию в том, когда было отправлено или получено сообщение. Поэтому для корректного отображения дат и времени важно установить правильный часовой пояс с помощью настроек ящика.

Раздел Разрешения \ Permissions

Целевой раздел предоставляет набор функций делегирования доступов к целевому почтовому ящику.

• Отправить от имени \ Send on Behalf - позволяет отправлять электронные письма от имени другого пользователя, но в поле «От» будет отображаться настоящее имя отправителя. Таким образом, получатели будут знать, кто на самом деле отправил письмо.
  
  
• Отправить как \ Send as - даёт право отправлять электронные письма от имени указанного пользователя, используя его адрес электронной почты. При этом в поле «От» письма будет отображаться имя пользователя, которому предоставлены права Send As.

Опции Полного доступа (Full Access) – опции делегирования прав доступа к целевому почтовому ящику, позволит другому пользователю получить доступ ко всем элементам почтового ящика, кроме прав на отправку от имени ящика. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта назначения полного доступа:

• Автоматическое сопоставление доступно \ Auto-Mapping Enabled – целевой вариант позволит подключить ящик делегату при работе в почтовом клиенте Outlook автоматически (Устаревшие и низкоредакционные версии Outlook могут не поддерживать данную опцию)
• Автоматическое сопоставление Выключено \ Auto-Mapping Disabled – целевой исключает автоматическое подключение ящика делегату в почтовом клиенте Outlook

Важно!!!! Send As и Send on Behalf Это логически взаимоисключающие функции, используйте что-то одно, это особенность непосредственно Exchange, и, хотя он и позволяет установить одновременно оба варианта прав доступа, тем не менее при работе могут возникнуть логические конфликты. Т.е. при такой конфигурации сообщение будет отправлено от имени делегируемого, но в заголовке сообщения будет все равно присутствовать адрес делегата!

Соответственно если у делегируемого включена надстройка "Срыть в списках адресов Exchange" - то почтовый клиент (в зависимости от версии\редакции) может не увидеть изменений.

Так же после установки корректного набора прав Send As или Send on Behalf, (Для клиентов старых редакций может потребоваться отключение функции "Скрыть в списках адресов Exchange") - обновите адресную книгу Outlook.

Раздел Автоматические ответы \ Automatic Replies

Функция "Автоматические ответы" позволяет настроить автоматические ответы на входящие сообщения во время вашего отсутствия. Когда функция "Автоматические ответы" включена, Exchange автоматически отправляет предварительно заданное сообщение в ответ на каждое полученное письмо. Во избежание конфликтов рекомендуем использовать функцию "Автоматические ответы" либо через панель управления, либо через настройку почтового клиента.

1. Включено \ Enabled – опция активации функции Автоматических ответов.
2. Отправлять ответы только в этот период \ Send replies only during this time period – опция определяющая временной период действия активности функции Автоматических ответов.
3. Состав тела сообщения Автоматического ответа – для отправителей организации пользователя.
4. Отправлять автоматические ответы сообщения отправителям вне моей организации \ Send a reply once to each sender outside my organization with the following message – настройка Автоматических ответов для отправителей вне организации пользователя.
   Доступен опциональный выбор отправки Автоматических ответов только отправителям из списка контактов или всем внешним отправителям.

Раздел Состав списка рассылки \ Distribution List membership

Состав списка рассылки – позволяет определить создаваемого пользователя в существующую Простую \ Статическую группу рассылки.

Раздел Разрешения для календаря \ Calendar Permissions

В зависимости от политики, установленной внутри организации, расширенный доступ к событиям может потребоваться как всем почтовым ящикам, так и отдельной привилегированной группе почтовых ящиков, для реализации разграничений доступности к событиям используются настройка политик через меню целевого ящика ресурса «Разрешение для календаря».

По умолчанию используются следующие разрешения:

Anonymous (Анонимный) - относится к разрешениям, которые применяются для пользователей или групп пользователей, которые не являются членами вашей организации или у которых нет учетной записи в вашей системе.

Default (По умолчанию) - относится к разрешениям, которые применяются ко всем пользователям или группам пользователей, у которых нет явно определенных разрешений.

SoftlineVOStand Exchange SG (В каждой подписке свое наименование в зависимости от наименования организации на сервисе) — это специфическое разрешение, которое применяется ко всей организации\тэнанту.

Администратору подписки доступно изменять существующие разрешения по умолчанию, а также создавать свои, дополнительные наборы разрешений для отдельных пользователей.

В целевом разделе так же доступны опции создания дополнительных разрешений или редактирования текущих.

1. Участники \ Member – определяет набор пользователей \ групп которым будут предоставлены целевые разрешения доступа к календарю данного почтового ящика.
2. Уровень разрешений \ Permission Level – определяет уровень разрешения доступа к календарю данного почтового ящика. Доступен вариант выбора пред настроенных шаблонов из списка либо выбор отдельных разрешений.

Описание разрешений:

• Создать элементы (Create Items) - разрешение, позволяющее пользователю создавать новые элементы (встречи, события и т. д.) в календаре ящика ресурса.
• Прочитать элементы (Read Items) - разрешение, позволяющее пользователю просматривать содержимое (встречи, события) в календаре ящика ресурса.
• Создать вложенные папки (Create Subfolders) - разрешение, позволяющее пользователю создавать новые подпапки в календаре ящика ресурса.
• Редактировать собственную (Edit Own) - разрешение, позволяющее пользователю редактировать только свои собственные элементы в календаре ящика ресурса.
• Редактировать все (Edit All) - разрешение, позволяющее пользователю редактировать все элементы в календаре ящика ресурса, включая элементы, созданные другими пользователями.
• Владелец папки (Folder Owner) - разрешение, позволяющее пользователю иметь полный доступ и управление календарем ящика ресурса, включая право на создание, редактирование и удаление элементов, а также управление разрешениями других пользователей.
• Контакт папки (Folder Contact) - разрешение, позволяющее пользователю просматривать и управлять контактами, связанными с календарем ящика ресурса.
• Видимая папка (Visible Folder) - разрешение, позволяющее пользователю видеть календарь ящика ресурса в своем списке папок, но не дает возможности изменять его содержимое.
• Удалить собственное (Delete Own) - разрешение, позволяющее пользователю удалять только свои собственные элементы из календаря ящика ресурса.
• Удалить все (Delete All) - разрешение, позволяющее пользователю удалять все элементы из календаря ящика ресурса, включая элементы, созданные другими пользователями.

Не нашли инструкцию?

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами.

Мы дополним информацию и ответим на ваш вопрос.

Оставить заявку