Общие почтовые ящики

Данная инструкция содержит информацию о том, как создать общий почтовый ящик (shared mailbox) в MachPanel. А также общие сведения об этом типе ящиков.

Сведения об общих почтовых ящиках

Общий почтовый ящик — это тип почтового ящика пользователя, который не имеет собственного имени пользователя и пароля. Пользователи не могут войти в такие почтовые ящики напрямую. Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику, пользователю сначала необходимо предоставить разрешение "Отправить как" или "Полный доступ" для ящика. После этого пользователи входят в собственные почтовые ящики, а затем получают доступ к общему почтовому ящику путем его добавления в свой профиль Outlook.

Общие почтовые ящики не предназначены для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться отключенной.

Создание общего почтового ящика

Перейдите в «Управление» (Manage) подпиской по следующему пути: Домашняя страница>> Директор службы (1)>> Хостинг Exchange (2)>> Учетные записи (3) (Home>> Service Director (1)>> Exchange Hosting (2)>> Accounts(3)).

На открывшейся странице нажмите на вкладку «Почтовые ящики» (MailBoxes) (1). Затем на кнопку «Добавить новый почтовый ящик» (Add New MailBoxes) (2). Из выпадающего списка выберите «Общий почтовый ящик» (Shared mailbox) (3).

В появившейся форме отображены как основные параметры нового почтового ящика, так и дополнительные настройки не обязательные для конфигурации на этапе создания, рассмотрим их по-отдельности.

 Основные параметры общего почтового ящика

1. С помощью электронной почты активируйте пользователя Active Directory \ Mail-enable active directory user – опциональный параметр, позволяющий создать почтовый ящик на базе существующего пользователя сервисной AD, Вашей организации, если Вы используете ADSync для синхронизации User AD, то новые синхронизированные пользователи отобразятся в этом списке.
2. Укажите «Полное имя (отображаемое имя)» (Full Name (Display name)).
3. Основной адрес электронной почты\ Primary email – Обязательный параметр, определяет Основной адрес электронной почты – Primary SMTP запись – от имени целевого адреса электронной почты пользователь будет осуществлять отправку почтовых сообщений, а также их прием на данный адрес. Если у Вас несколько почтовых доменов, то в правой части Вам потребуется выбрать домен для Основного адреса электронной почты.

Параметры прав доступа к почтовому ящику

4. Опции Полного доступа (Full Access) – опции делегирования прав доступа к целевому почтовому ящику, позволит другому пользователю получить доступ ко всем элементам почтового ящика, кроме прав на отправку от имени ящика. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта назначения полного доступа:
   • Автоматическое сопоставление доступно \ Auto-Mapping Enabled – целевой вариант позволит подключить ящик делегату при работе в почтовом клиенте Outlook автоматически (Устаревшие и низкоредакционные версии Outlook могут не поддерживать данную опцию)
   • Автоматическое сопоставление Выключено \ Auto-Mapping Disabled – целевой исключает автоматическое подключение ящика делегату в почтовом клиенте Outlook
     
     
5. Опции отправки от имени почтового ящика – опция предоставляет права на отправку сообщений от имени целевого почтового ящика для выбранного пользователя. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта:
   • Отправить от имени \ Send on Behalf - позволяет отправлять электронные письма от имени другого пользователя, но в поле «От» будет отображаться настоящее имя отправителя. Таким образом, получатели будут знать, кто на самом деле отправил письмо.
   • Отправить как \ Send as - даёт право отправлять электронные письма от имени указанного пользователя, используя его адрес электронной почты. При этом в поле «От» письма будет отображаться имя пользователя, которому предоставлены права Send As.

Дополнительные параметры общего почтового ящика и Состав списка рассылки.

6. В поле «Объем почтового ящика (в МБ)» (Mailbox Size (in MB)) выберите доступный объём.
7. Язык \ Language – Устанавливает язык почтового ящика по умолчанию, влияет на отображаемый функционал и наименование структуры папок.
8. Часовой пояс \ Time zone – Устанавливает часовой пояс. Часовой пояс почтового ящика влияет на правильное отображение времени отправки и приема писем и календарных событий. Если часовой пояс ящика отличается от часового пояса, используемого пользователями, то это может привести к недопониманию в том, когда было отправлено или получено сообщение. Поэтому для корректного отображения дат и времени важно установить правильный часовой пояс с помощью настроек ящика.
9. Дополнительный адрес электронной почты \ Alternate email – Alias smtp запись. Позволяет задать один алиас\псевдоним почтового ящика на этапе создания.

Внимание!!! Exchange Server не позволяет осуществлять отправку сообщений от Alias.

10. Скрыть в списках адрес электронной почты \ Hide from Exchange Address Lists – Данная функция в Exchange Server отвечает за то, отображается ли почтовый ящик в глобальном списке адресов Exchange в вашей организации или нет. Если функция включена, то почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов для других пользователей, что может привести к тому, что другие пользователи не смогут найти этот ящик, когда будут отправлять на него сообщения, а также при работе через настольный почтовый клиент не будут подгружены и права доступа к целевому ящику, к примеру функция «Отправить как».
11. Состав списка рассылки – позволяет определить создаваемый адрес почтового ящика в существующую, Простую группу рассылки.

После заполнения необходимых полей нажмите добавить почтовый ящик \ Add Mailbox, что инициирует задачи на создание почтового ящика, настроек доступов и состава групп рассылок, данная процедура может занять некоторое время.

После завершения создания отобразиться журнал, в котором будет указана информация о добавленных почтовых ящиках.

Статусы при создании почтовых ящиков

• «Подготовка» (Provisioning): выполняется подготовка почтового ящика.
  
  
  
  Чтобы посмотреть детальную информацию, перейдите на вкладку «Group Action Logs».
• «Активно» (Active): создание завершено, почтовый ящик готов к работе.
  
  
• «Не удалось» (Failed): если получен такой статус, нажмите ссылку «Не удалось» и просмотрите более подробную информацию о проблеме.
• «Ошибка» (Error): при создании почтового ящика возникла ошибка. Просмотрите описание ошибки и выполните предложенные действия по её устранению.
  

Основные опции и параметры общего почтового ящика

 Настройки, параметры и функции общего почтового ящика поделены на разделы.

• Общее \ General – Радел содержит общие данные о пользователе, шаблон почтового ящика, UPN, базовые атрибуты.
• Адрес электронной почты \ Email Address – Раздел управления SMTP записями.
• Параметры потока почты \ Mail Flow Settings – Раздел управления перенаправления почтовых сообщений, а также отображения пользовательских атрибутов пользователя.
• Расширено \ Advanced – Раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Данный раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Языке и Часовом поясе.
• Разрешения \ Permissions – Раздел настроек управления делегирования к целевому ящику.
• Автоматические ответы \ Automatic Replies – Раздел управления Автоматическими ответами.
• Состав списка рассылки \ Distribution List membership – Раздел управления принадлежности к простым группам рассылки.
• Разрешения для календаря \ Calendar Permissions – Раздел управления разрешениями для календаря.

Раздел Общее \ General

При переходе в настройки почтового ящика будет отображен раздел Общее \ General. В данном разделе представлены основные параметры и атрибуты общего почтового ящика.

1. Пользователи \ Users – отображает текущее значение и дает возможность корректировки UPN (User Principal Name) - это уникальное имя пользователя в Active Directory, которое используется для идентификации пользователя в сети. UPN состоит из имени пользователя и суффикса домена, разделенных символом "@". Например, «username@domain.com».
2. Convert to User Mailbox \ Convert to Room Mailbox \ Convert to Equipment Mailbox – опция позволяющая осуществлять конвертацию общего почтового ящика в другие типы почтовых ящиков.
3. Домен / имя пользователя \ Domain Username – отображает имя пользователя в сервисном домене. Наименование генерируется автоматически и не подлежит изменению. Некоторые почтовые клиенты и SMTP модули не умеют работать с UPN и могут требовать для авторизации указания имени пользователя в сервисном домене.
4. Полное имя (отображаемое имя)\ Full Name (Display name) – имя которое буде отражено в адресной книгах и заголовках сообщений, если автоматически сформированное наименование Вам не подходит, то Вы можете внести коррективы в целевой параметр, если почтовый ящик был создан на базе синхронизированного User AD, то параметры потребуется скорректировать в исходном пользователе.
5. Скрыть в списках адресов Excange\ Hide from Exchange Address Lists – Данная функция в Exchange Server отвечает за то, отображается ли почтовый ящик в глобальном списке адресов Exchange в вашей организации или нет. Если функция включена, то почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов для других пользователей, что может привести к тому, что другие пользователи не смогут найти этот ящик, когда будут отправлять на него сообщения, а также при работе через настольный почтовый клиент не будут подгружены и права доступа к целевому ящику, к примеру функция «Отправить как».
6. Информационная панель – панель в правой части отображает дополнительную информацию:

• Последнее обновление \ Last Updated – последнее обновление данных по целевому пользователю \ ящику с сервера
• Last Login \ Last Login (UTC) – дата время последней авторизации.
• Уровень заполнения почтового ящика
• Кнопка Обновить сейчас \ Refresh Now позволяет осуществить внеплановый запрос серверу для обновления данных, по умолчанию обновление всех данных по всем почтовым ящикам инициируется автоматически каждые 24 часа.

Во вкладке Контактная информация \ Contact Information отображены и доступны для редактирования базовые атрибуты пользователя. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD и не будут доступны для редактирования через панель управления.

7. Набор пользовательских атрибутов. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD:

• Начальные буквы \ Инициалы \ Initials
• Отчество \ Middle Name
• Улица \ Street Address
• Город \ City
• Страна/регион \ State/Province
• Почтовый индекс \ Zip/Postal Code
• Страна \ Country
• Мобильный телефон \ Mobile
• Факс \ Fax
• Телефон (рабочий) \ Phone (Business)
• Телефон (домашний) \ Phone (Home)
• Пейджер \ Pager
• Веб-страница \ Web Page
• Примечания \ Notes
• Внутренние примечания \ Internal Notes

8. Опция, позволяющая добавить изображение\фото профиля пользователя. Данная опция так же доступна пользователю через OWA.
   Требования изображения профиля:
   Форматы: JPG \ PNG
   Размер: 96x96 пикселей

Обращаем Ваше внимание:

1. Для Exchange подгрузка изображения пользователя является низко приоритетной задачей и может выполняться длительное время, вплоть до нескольких суток. Через OWA процесс распространения будет значительно быстрее, так как подсвечивает изменения Exchange, а через панель вносится только изменения в User AD, а Exchange подтягивает постфактум.
2. Если используются новые форматы сжатия (к примеру JPEG2) или объем\качество изображения то для распознавания изображения Exchange потребуется выполнить дополнительные манипуляции, с учетом п.1 такая процедура может занять больше времени. Если же формат не будет поддерживаться Exchgange то такое изображение не отобразиться у пользователя в OWA, что так же применимо к подгрузке данных в локальной адресной книге в Outlook.
3. Рекомендованные требования к изображениям\аватарам пользователей:

• Размер изображения: Рекомендуется использовать размер изображения 96x96 пикселей. Это достаточный размер для отображения на большинстве устройств и не вызывает задержек при загрузке.
• Формат изображения: Рекомендуется использовать формат JPEG (jpg). JPEG обеспечивает хорошее соотношение качества и размера файла, что способствует более быстрой загрузке и передаче изображения.
• Битность цвета: Рекомендуется использовать 24-битную цветность (RGB). Это обеспечивает достаточное качество цветового отображения без увеличения размера файла. Если использовать менее качественную цветность, то будет ухудшение качества изображения, но распространиться по сервису быстрее.
• Качество изображения: Для обеспечения быстрой загрузки и передачи рекомендуется использовать низкое качество изображения, форматы только стандартные. Более высокое качество может привести к увеличению размера файла и, следовательно, замедлению процесса
• Оптимизация изображения: Перед загрузкой изображения в Exchange 2019, рекомендуется оптимизировать его размер и сжать файл, чтобы уменьшить его объем\качество до оптимальных параметров. Это поможет ускорить процесс загрузки и распространения.

9. Набор пользовательских атрибутов. Если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync то целевые атрибуты будут взяты из исходного User AD:

• Должность \ Job Title
• Компания \ Company
• Отдел \ Department
• Офис \ Office

10. Кнопка Сохранить \ Save – позволяет сохранить изменения. Данная кнопка будет не активна если целевой пользователь будет синхронизируется посредством ADSync, а у доступных к изменению опций в панели управления появятся дополнительные функции для применения изменений.

Раздел Адрес электронной почты \ Email Address

Целевой раздел позволяет осуществлять управление SMTP записями почтового ящика. Существует два основных типа SMTP записей:

Primary SMTP – Основной адрес электронной почты на который может осуществляться как отправка сообщения, так и от имени которого пользователь может отправлять сообщения.

Alias SMTP – Псевдоним, по целевому адресу пользователь сможет только получать сообщения, но Exchange функционально не поддерживает отправку сообщений от имени адреса-псевдонима.

1. В данном разделе отображены существующие SMTP и их статус. Доступны следующие опции:

• Установить как основной \ Set as Primary – меняет статус целевой SMTP записи с Alias на Primary.
• Основное имя пользователя \ Set as Primary and User Principal Name – данная опция меняет статус целевой SMTP записи с Alias на Primary, а также на устанавливает значение UPN на основе целевой записи.
• Удалить \ Delete – опция удаления Alias SMTP

2. Добавить псевдоним электронной почты \ Add Email Alias – данная опция позволяет создавать Alias SMTP

Раздел Параметры потока почты \ Mail Flow Settings

Основная функция целевого раздела — это настройка ретрансляции почтовых сообщений.

1. Пересылка почты \ Email Forwarding – целевая функция позволяет ретранслировать входящие почтовые сообщения, направленные на целевой почтовый ящик. При ретрансляции сообщений сохраняется исходный отправитель.

Основные опции:

• Включить пересылку почты \ Enable email forwarding – опция, активирующая функцию ретрансляции.
• Forward to an internal email address \ Переслать на внутренний адрес электронной почты – опция позволяет выбрать одного адресата доступного внутри организации, а именно: почтовые ящики текущей подписки, группы рассылки, почтовые контакты заведенные в панели управления.
• Forward to an external email address \ Переслать на внешний адрес электронной почты – опция позволяет выбрать одного внешнего адресата не заведенного внутри организации в виде почтового контакта.
• Доставить сообщение на адрес пересылки и в почтовый ящик \ Deliver message to forwarding address and mailbox – опция, позволяющая оставлять копию ретранслированного сообщения в целевом почтовом ящике.

Важно! Архитектура публичного решения Виртуальный офис Multitenant не поддерживает ретрансляцию внешних сообщений на внешних получателей. В рамках политики безопасности публичного решения любые попытки ретрансляции внешних сообщений на внешних получателей (к примеру, с Mail.ru на Ya.ru) будут пресечены автоматически глобальными настройками на уровне точки выхода почтового трафика, так как подобные действия могут привести к попаданию адресов\хостов отправки в глобальные блок листы.

2. Пользовательские атрибуты – в данном разделе отображаются Пользовательские атрибуты \ Custom Attribute пользователя AD.

Раздел Расширено \ Advanced

Данный раздел содержит информацию о Квоте хранения (Объем почтового ящика (в МБ)), Языке и Часовом поясе.

1. Квота хранения \ Storage Quotas – Информация о предоставленному объему для целевого почтового ящика. Квота не может привышать максимальный объем тарифного плана (максимальному размеру шаблона почтового ящика)
2. Язык \ Language – Устанавливает язык почтового ящика по умолчанию, влияет на отображаемый функционал и наименование структуры папок.
3. Часовой пояс \ Time zone – Устанавливает часовой пояс. Часовой пояс почтового ящика влияет на правильное отображение времени отправки и приема писем и календарных событий. Если часовой пояс ящика отличается от часового пояса, используемого пользователями, то это может привести к недопониманию в том, когда было отправлено или получено сообщение. Поэтому для корректного отображения дат и времени важно установить правильный часовой пояс с помощью настроек ящика.

Раздел Разрешения \ Permissions

Целевой раздел предоставляет набор функций делегирования доступов к целевому почтовому ящику.

• Отправить от имени \ Send on Behalf - позволяет отправлять электронные письма от имени другого пользователя, но в поле «От» будет отображаться настоящее имя отправителя. Таким образом, получатели будут знать, кто на самом деле отправил письмо.
  
  
• Отправить как \ Send as - даёт право отправлять электронные письма от имени указанного пользователя, используя его адрес электронной почты. При этом в поле «От» письма будет отображаться имя пользователя, которому предоставлены права Send As.

Опции Полного доступа (Full Access) – опции делегирования прав доступа к целевому почтовому ящику, позволит другому пользователю получить доступ ко всем элементам почтового ящика, кроме прав на отправку от имени ящика. Существует два, логически взаимоисключаемых, варианта назначения полного доступа:

• Автоматическое сопоставление доступно \ Auto-Mapping Enabled – целевой вариант позволит подключить ящик делегату при работе в почтовом клиенте Outlook автоматически (Устаревшие и низкоредакционные версии Outlook могут не поддерживать данную опцию)
• Автоматическое сопоставление Выключено \ Auto-Mapping Disabled – целевой исключает автоматическое подключение ящика делегату в почтовом клиенте Outlook

Раздел Автоматические ответы \ Automatic Replies

Функция "Автоматические ответы" позволяет настроить автоматические ответы на входящие сообщения во время вашего отсутствия. Когда функция "Автоматические ответы" включена, Exchange автоматически отправляет предварительно заданное сообщение в ответ на каждое полученное письмо. Во избежание конфликтов рекомендуем использовать функцию "Автоматические ответы" либо через панель управления, либо через настройку почтового клиента.

1. Включено \ Enabled – опция активации функции Автоматических ответов.
2. Отправлять ответы только в этот период \ Send replies only during this time period – опция определяющая временной период действия активности функции Автоматических ответов.
3. Состав тела сообщения Автоматического ответа – для отправителей организации пользователя.
4. Отправлять автоматические ответы сообщения отправителям вне моей организации \ Send a reply once to each sender outside my organization with the following message – настройка Автоматических ответов для отправителей вне организации пользователя.
   Доступен опциональный выбор отправки Автоматических ответов только отправителям из списка контактов или всем внешним отправителям.

Раздел Состав списка рассылки \ Distribution List membership

Состав списка рассылки – позволяет определить создаваемого пользователя в существующую Простую \ Статическую группу рассылки.

Раздел Разрешения для календаря \ Calendar Permissions

В зависимости от политики, установленной внутри организации, расширенный доступ к событиям может потребоваться как всем почтовым ящикам, так и отдельной привилегированной группе почтовых ящиков, для реализации разграничений доступности к событиям используются настройка политик через меню целевого ящика ресурса «Разрешение для календаря».

По умолчанию используются следующие разрешения:

Anonymous (Анонимный) - относится к разрешениям, которые применяются для пользователей или групп пользователей, которые не являются членами вашей организации или у которых нет учетной записи в вашей системе.

Default (По умолчанию) - относится к разрешениям, которые применяются ко всем пользователям или группам пользователей, у которых нет явно определенных разрешений.

SoftlineVOStand Exchange SG (В каждой подписке свое наименование в зависимости от наименования организации на сервисе) — это специфическое разрешение, которое применяется ко всей организации\тэнанту.

Администратору подписки доступно изменять существующие разрешения по умолчанию, а также создавать свои, дополнительные наборы разрешений для отдельных пользователей.

В целевом разделе так же доступны опции создания дополнительных разрешений или редактирования текущих.

1. Участники \ Member – определяет набор пользователей \ групп которым будут предоставлены целевые разрешения доступа к календарю данного почтового ящика.
2. Уровень разрешений \ Permission Level – определяет уровень разрешения доступа к календарю данного почтового ящика. Доступен вариант выбора пред настроенных шаблонов из списка либо выбор отдельных разрешений.

Описание разрешений:

• Создать элементы (Create Items) - разрешение, позволяющее пользователю создавать новые элементы (встречи, события и т. д.) в календаре ящика ресурса.
• Прочитать элементы (Read Items) - разрешение, позволяющее пользователю просматривать содержимое (встречи, события) в календаре ящика ресурса.
• Создать вложенные папки (Create Subfolders) - разрешение, позволяющее пользователю создавать новые подпапки в календаре ящика ресурса.
• Редактировать собственную (Edit Own) - разрешение, позволяющее пользователю редактировать только свои собственные элементы в календаре ящика ресурса.
• Редактировать все (Edit All) - разрешение, позволяющее пользователю редактировать все элементы в календаре ящика ресурса, включая элементы, созданные другими пользователями.
• Владелец папки (Folder Owner) - разрешение, позволяющее пользователю иметь полный доступ и управление календарем ящика ресурса, включая право на создание, редактирование и удаление элементов, а также управление разрешениями других пользователей.
• Контакт папки (Folder Contact) - разрешение, позволяющее пользователю просматривать и управлять контактами, связанными с календарем ящика ресурса.
• Видимая папка (Visible Folder) - разрешение, позволяющее пользователю видеть календарь ящика ресурса в своем списке папок, но не дает возможности изменять его содержимое.
• Удалить собственное (Delete Own) - разрешение, позволяющее пользователю удалять только свои собственные элементы из календаря ящика ресурса.
• Удалить все (Delete All) - разрешение, позволяющее пользователю удалять все элементы из календаря ящика ресурса, включая элементы, созданные другими пользователями.

Не нашли инструкцию?

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами.

Мы дополним информацию и ответим на ваш вопрос.

Оставить заявку