1. Пользовательский интерфейс

1.1. Первый запуск

Для входа в систему откройте окно браузера и наберите https://имя_домена_для_входа/

Адрес ссылки предоставляется отдельно.

Пройдя по ссылке, Вы увидите следующее изображение:

1.2. Интерфейс входа в систему

Введите свои Имя пользователя (Логин) и Пароль, выданные Вашим системным администратором, в соответствующие поля.  Логин должен содержать полное доменное имя, пример: demouser@[доменное имя]

При первой авторизации будет предложено изменить пароль. Требуется ввести новый пароль и подтвердить его.

После нажмите кнопку «Подтвердить» или нажмите клавишу «Enter». Вы вошли в систему. По умолчанию в качестве начального экрана всегда открывается модуль «Все файлы».

В верхней панели графически отображаются разделы:

Файлы   – раздел в котором отображаются все файлы, хранящиеся в облаке.

Фото   – раздел в котором отображаются медиа файлы (фото, видео и т.д.)

События  – раздел в котором отображаются события в хронологическом порядке. Например, открытие доступа к файлам или папкам, создание или удаление папок, внесение изменений в документы и таблицы.

Конференции   – раздел в котором отображаются все обсуждения и чаты, в которых состоит пользователь.

Почта   – раздел для работы с почтовыми сообщениями.

Контакты   – раздел в котором отображается личная адресная книга и глобальная адресная книга портала.

Календарь  – раздел в котором отображается расписание и запланированные встречи.

Для выхода из учетной записи требуется нажать на значок «Аватара» свой четной записи в правом верхнем углу, в открывшемся меню выбрать «выйти».

1.3. Раздел файлы

В разделе «Все файлы» (1) отображаться информация о файлах, размещенных в облаке и к которым предоставлен доступ. В Разделе «Опубликованные ресурсы» (2) отображается список файлов/папок к которым пользователь получил/предоставил доступ. Файлы или папки, к которым предоставлен доступ обозначаются как «Опубликованные» (3).

 

1.3.1. Открыть доступ к файлу или папке

Для предоставления доступа к файлам и папкам требуется нажать на значок публикации (1)  напротив файла/папки к которой открывается доступ. Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне указать пользователя, которому открывается доступ.

После выбора пользователя требуется выполнить настройку уровня доступа к файлу/папке, срок действия доступа (если требуется), затем требуется нажать на значок «Сохранить общий ресурс».

 

1.3.2. Доступ к файлам и папкам по ссылке

ВАЖНО!!! Доступ по ссылке это означает, что все пользователи у которых будет данная ссылка могут, перейдя по указанной ссылке открыть файл и просмотреть его или выполнить другие действия в зависимости от выставленных параметров доступа.

ВАЖНО!!! При предоставлении доступа по ссылке требуется в обязательном порядке устанавливать срок действия ссылки и установить пароль для доступа.

Для предоставления доступа к файлам и папкам по ссылке требуется нажать на значок публикации (1)  напротив файла/папки к которой открывается доступ. Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне в строке «общий доступ по ссылке» нажать на значок «+»

Далее выполнить настройку доступа. Для этого в появившемся меню под надписью «общий доступ по ссылке» нажать на значок «треугольник» (всплывающее меню) (1). В этом меню выбрать «пользовательские права» (2).

В открывшемся меню установить галочку в строке «Задать пароль»(1), пароль будет автоматически сгенерирован, его требуется скопировать для этого нажать на значок «глаз» (2) затем выделить сгенерированный пароль или установить свой пароль не менее 10 символов состоящих их цифр, букв и спец символов. В строке сроке действия установить срок действия ссылки (3). В строке пользовательские права доступа установить требуемый уровень доступа чтение или редактирование (4). Для вступления в силу указанных настроек нажать на «Обновить общий ресурс» (5).

ВАЖНО!!! Если пароль не будет отвечать требованиям ссылка будет доступна без пароля. Система выдаст предупреждение о том, что пароль присутствует в списке скомпрометированных паролей.

После настройки доступа требуется скопировать полученную ссылку, для этого в строке «общий доступ по ссылке» нажать на значок   (копирования), после этого ссылка будет скопирована в память устройства. Далее полученную ссылку можно вставить в письмо или сообщение.

1.3.3. Закрыть доступ к файлам или папкам

Для закрытия доступа требуется выбрать файл или папку к которому закрывается доступ.  Нажать на значок публикации  . Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне выбрать пользователя, которому закрывается доступ, далее выбрать «удалить общий ресурс».

 

1.3.4. Обсуждение опубликованного файла или папки

Для обсуждение опубликованного файла или папки требуется выбрать файл или папку к которому предоставлен доступ.  Нажать на значок публикации  . Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне выбрать вкладку «Чат» и далее начать обсуждение. Сообщения будут получать все пользователи, имеющие доступ к файлу или папке.

 

1.3.5. Загрузить файлы или папки в облако

Для загрузки файла в облако требуется в разделе «Все файлы» нажать на значок . В открывшемся меню выбрать «Загрузка файлов». В Открывшемся окне перейти в папку расположения файла, выбрать файл и выполнить загрузку.

Также загрузка файлов или папок возможно с помощью функции «Drag and drop», т.е. перетащить требуемые к загрузке файлы/папки в вэб интерфейс браузера.

«Drag and drop» — это функция в графических интерфейсах пользователя, которая позволяет пользователю выбрать виртуальный объект, «захватив» его и перетащив в другое место или на другой виртуальный объект.

1.3.6. Создание нового документа в облаке

Для создания нового документа в облаке требуется в разделе «Все файлы» нажать на значок . В открывшемся меню выбрать один из способов создание файла, задать имя файла. Далее откроется окно для работы с документом.

1.3.7. Версионность файлов

При работе с документами возможно посмотреть версионность файлов и вернутся/скачать более старую версию файла. Открыть в онлайн предыдущую версию невозможно. Документ возможно скачать задать новое имя и загрузить. Либо откатить текущую версию файла до предыдущей или любой другой требуемой. Важно понимать, что в таком случае текущие изменения будут изменены.

Для того чтобы посмотреть версию документа требуется выбрать интересующий документ (1), нажать на значок «троеточие» (2), в открывшемся меню выбрать «открыть подробности» (3).

В открывшемся окне перейти на вкладку «версии» (1), выбрать версию документа, нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать требуемые действия.

1.4. Раздел Фото

В разделе «Фото» отображаются медиа файлы, размещенные в облаке и к которым предоставлен доступ.

Каталог «Все медиафайлы» - отображает все файлы раздела «Фото».

Каталог «Фото» – отображает только изображения картинок.

Каталог «Видео» – отображает видео файлы.

Каталог «Альбомы» - отображает созданные папки, в которые объединены медиафайлы. К Альбомам возможно предоставить доступ и совместно использовать с другими пользователями.

1.4.1. Добавление медиа файлов в разделе «Фото»

Для добавления медиа файлов в разделе «Фото» требуется загружать эти файлы в каталог «Photos» (фотографии) (2) в разделе «Файлы» (1).

 

1.4.2. Объединение медиафайлов в альбом

Для объединения медиафайлов в альбом требуется создать альбом (если его нету), затем перейти в каталог «Альбомы».

Для создания альбома в разделе «все медиафайлы» требуется нажать на значок «+ добавить» (1) в открывшемся меню выбрать «создать альбом» (2).

В открывшемся меню задать имя альбома (1) и, если требуется добавить пользователей для общего доступа (2).

 

1.4.3. Открыть доступ к альбому

Для предоставления доступа к альбому для других пользователей требуется перейти в каталог «Альбомы» (1), войти в альбом, в правом верхнем углу нажать на значок поделится (2) . В открывшемся окне ввести имя пользователя (3) и нажать сохранить (4).

1.5. Раздел «События»

Раздел «События» - раздел в котором отображаются события в хронологическом порядке. Например, открытие доступа к файлам или папкам, создание или удаление папок, внесение изменений в документы и таблицы.

Каталог «Все события» - отображает все события в хронологическом порядке в файловом хранилище.

Каталог «Собственные» - отображает действия, выполненные только пользователем.

Каталог «Других пользователей» - отображает действия других пользователей. Например, предоставление доступа, закрытие доступа, редактирование совместных файлов, удаление\добавление файлов в совместные папки и т.д.

Каталог «Изменение файлов» - отображает в хронологическом порядке добавление/удаление/редактирование файлов и папок личных и с совместным использованием.

Каталог «Безопасность» - отображает информацию о событиях добавления и изменения файлов, а также предоставления совместного доступа.

Каталог «Обмен файлами» - отображает информация по предоставлению и получению доступа в хронологическом порядке.

1.6. Раздел «Конференции»

Раздел «Конференции» - раздел в котором отображаются все чаты и обсуждения, в которых участвует пользователь.

Чаты и звонки происходят в беседах. Вы можете создать любое количество бесед. Существует два вида бесед:

Разговоры один на один. В этом случае вы общаетесь или созваниваетесь с другим пользователем Talk. Вы не можете добавить других людей в этот разговор или поделиться им с помощью ссылки. Вы можете начать прямой разговор один на один, найдя другого пользователя в строке поиска, а затем щёлкнув его имя.

Групповые разговоры. Помимо человека, создавшего разговор, в групповом разговоре может участвовать любое количество людей. Групповая беседа может быть доступна по ссылке, чтобы внешние пользователи могли присоединиться к разговору. Она также может содержать список, чтобы другие пользователи на вашем сервере Nextcloud могли присоединиться к разговору.

 

1.6.1. Создать обсуждение

Для создания обсуждения требуется нажать на значок    в отрывшемся меню выбрать создать новое обсуждение.

В открывшемся окне заполнить поля и выставить требуемые настройки.



Далее нажать добавить участника, в открывшемся окне добавить участников обсуждения. После выбора и добавление участников требуется нажать на значок «создать обсуждение»

 

1.6.2. Настройка чата или обсуждения

Для настройки параметров чата/обсуждения выберите чат/обсуждение, в правом верхнем углу выберите значок шестеренки (⚙️) или "Параметры". Нажмите на него, чтобы открыть настройки чата.

Откроется окно для настройки параметров чатов

Базовая информация – содержит информацию о чате, его название и описание чата.

Личное – содержит параметры для подключения и уведомлений.

Модерация – в данном разделе устанавливаются параметры чата, доступ к чату, задаётся срок хранения чата, настраивается гостевой доступ.

Встреча – в данном разделе настраивается дата начала чата\обсуждения. Для установки даты начала встречи требуется установить ползунок в положение «включено»          

Права доступа – в данном разделе назначаются права для участников чата.

В разделе дополнительные разрешения возможно выполнить следующие настройки

Боты – в данном разделе указываются бот системы если они подключены

Опасная зона – в данном разделе возможно заблокировать обсуждение для чата, выйти из чата, удалить чат и удалить все сообщения из чата.

 

1.6.3. Удаление обсуждения и выход из обсуждения

Для удаления обсуждения  или выхода из обсуждения требуется выбрать интересующее обсуждение, навести на него курсов мыши и нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать или удалить (это доступно если пользователь имеет права на удаление) или выбрать покинуть группу (это означает что пользователь выйдет из обсуждения, но само обсуждение останется и другие участники продолжать использовать это обсуждение).

1.7. Раздел «Почта»

Для оптимальной работы почтового ящика в web интерфейсе требуется установить «обновлять вид каждую минуту», это означает что в web интерфейсе будет автоматически проверяться наличие новых почтовых сообщений и отображать их каждую минуту. По умолчанию данная настройка отключена.

Для включения данной функции требуется перейти раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Общее» (1), в открывшемся меню в строке «Обновлять вид» выбрать «каждую минуту» (2) (или выставить другое желаемое значение), затем начать на значок «сохранить» (3).

Для того чтобы попасть в раздел «Настройки почтового ящика» требуется нажать на значок «шестерёнки» напротив почтового адреса.

Раздел «Почта» - раздел в котором содержатся почтовые сообщения.

Для перехода в раздел «Почта» необходимо нажать на значок почты    в верхней панели задач:

При работе с почтой экран условно поделен на три части. Левый столбец (1) отображает почтовый адрес (2) и настройку почтового ящика (3), папки с письмами (4) и их настройки (5). Средний столбец (6) отображает письма (7), содержащиеся в папках почтового ящика, строку поиска писем (8), дату (9), настройку отображения писем и их фильтрация (10). В правом столбце отображается текст письма (11) и значки возможный действий с письмом (12) (например: ответить, переслать и т.д.).

Для создания почтового сообщения требуется в разделе «Почта» нажать на значок создать   , в открывшемся меню выбрать один из удобных способов работы с интерфейсом.

 

1.7.1. Работа с папками для писем

Дополнительный функционал располагается в меню со значком «Троеточие»  напротив папки с письмами. Нажав на значок «Троеточие» откроется меню с функциями:

Отметить письма в папке как прочитанные – данная функция позволяет в выбранной папке все письма пометить как прочитанные.

Создать вложенную папку – данная функция позволяет создать подпапку в папке с письмами, в которую возможно настроить фильтрацию писем.

Сжать – данная функция позволяет сжать письма в папке для высвобождения свободного места в почтовом хранилище.

Экспорт – данная функция позволяет скачать всю папку с письмами на локальное устройство как архив папки в формате «ZIP».

Поиск – данная функция позволяет выполнить поиск в выбранной папке с письмами.

Совместный доступ – данная функция позволяет настроить совместный доступ с другим авторизированным пользователем.

1.7.2. Предоставления доступа к папке с письмами

Для предоставления доступа к папке с письмами требуется нажать на значок «троеточие»    напротив папки с письмами к которой предоставляется доступ. В открывшемся окне выбрать совместный доступ.

В открывшемся меню выполнить поиск пользователя, которому предоставляется доступ и выбрать его.

Далее выполнить настройку доступа и нажать сохранить.

После назначения прав доступа к папке, у пользователя для которого предоставлялся доступ (после следующей авторизации/запуске в почтовом клиенте) появится почтовые уведомления о том, что предоставлен доступ к папке (1) и эта папке отобразиться в папке «Другие пользователи» как подпапка с письмами (2).

1.8. Раздел «Контакты»

Разделе «Контакты» содержит личную и глобальную адресную книгу.

По умолчанию адресная книга предназначена для одного тенанта. Иногда организациям необходимо объединить адресные книги от двух почтовых доменов. Эта функция доступна и настраивается отдельно по запросу в службу технической поддержки.

В глобальной адресной книге содержаться почтовые адреса всех пользователей домена.

В личной почтовой книге содержаться почтовые адреса, которые пользователь самостоятельно добавил, а также часто используемые почтовые адреса.

1.9. Раздел «Календарь»

В разделе календарь отображается запланированные встречи и задачи.

Для перехода в раздел «Календарь» необходимо нажать на значок почты  .

При работе с календарем экран условно поделен на три части.  Левый столбец (1) отображает почтовый адрес (2) и настройку почтового ящика (3), календари личный (4) и его настройки (5), подписки на другие календари (6). В столбце посередине отображаются (7): значок для создания новых событий и задач (8), события и задачи по списку в хронологическом порядке на ближайшие дни (9), фильтр отображения событий и задач возможно настроить в соответствующем меню (10), поиск событий и задач (11). В правом столбце отображается календарная сетка (12), фильтр отображения календаря настраивается в соответствующем меню (13).

 

1.9.1. Создания новой встречи

Для создания встречи в разделе «Календарь» нажать значок   в открывшемся меню выбрать «Создать новое событие». В открывшемся окне заполнить требуемые поля. Обязательным полем является Заголовок.

Для создания ежедневной встречи в рабочие дни требуется в строке «Повторять» выбрать «Еженедельно» затем напротив нажать на значок «+»

Откроется меню, в котором можно выбрать дни недели (1). В строке «Прекратить повторение» (2) выбрать, когда будет прекращено повторение. (устанавливается либо завершить после выбранной даты или после заданного количества раз событий). По завершению создания встречи нажать на «Сохранить». Встреча будет сохранена, участникам отправлено приглашение и в календаре появится ежедневная встреча в рабочие дни.

В строке «Повторять» доступны следующие параметры:

Ежедневно - и указывается день. если установлено каждый 1 день – это означает каждый следующий день. Если установлено каждый 2 – это означает что событие будет выполняться раз в 2 дня. и т.д.

Еженедельно – и указываются дни недели, в которые событие должно повторяться.

Ежемесячно – и указываются числа в которые события будут повторяться. Требуется понимать, что при таком указании не учитываются рабочие и выходные дни.

Ежегодно – и указывается месяц. В этом случае встреча будет один раз в год в указанное время и день. Требуется понимать, что при таком указании не учитываются рабочие и выходные дни.

 

1.9.2. Создание новой задачи

Для создания новой задачи в разделе «Календарь» нажать значок   в открывшемся меню выбрать «Создать новую задачу». В открывшемся окне заполнить требуемые поля. Обязательным полем является Заголовок. После заполнения всех строк нажать сохранить.

1.9.3. Добавить дополнительный личный календарь

Для добавления дополнительного личного календаря в разделе «Календарь» необходимо нажать на значок «+» (1) и в открывшемся окне ввести имя нового календаря (2), затем начать на «OK» (3).

1.9.4. Удаление календаря

Для удаления календаря в разделе «Календарь» требуется нажать на значок «троеточие» (1) напротив удаляемого календаря, в открывшемся меню выбрать «удаление» (2), в открывшемся меню подтвердить удаление.

 

1.9.5. Отображение календаря

Для настройки отображения событий и задач в календаре требуется перейти в раздел «Календарь». В каталоге календари включить или отключить отображение календаря.  

 

1.9.6. Настройка цвета отображения календаря

Для изменения цвета отображения календаря требуется в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие» (1) напротив настраиваемого календаря, в открывшемся меню выбрать «свойства» (2).

В отрывшемся окне выбрать значок палитры, затем выбрать цвет и нажать «сохранить»

1.9.7. Предоставление доступа к календарю

Доступ к календарю может быть:

• Персональный доступ к календарю – означает что доступ предоставляется определенному пользователю почтового домена.
• Любой аутентифицированный пользователь:
  • Этот уровень доступа позволяет всем пользователям, которые прошли аутентификацию (то есть вошли в систему с использованием своих учетных данных), видеть и взаимодействовать с вашим календарем.
  • Это означает, что только зарегистрированные пользователи могут получить доступ к информации вашего календаря, что обеспечивает некоторую степень конфиденциальности.
  • Пользователи могут видеть события, в зависимости от настроек прав доступа, но для этого им необходимо иметь учетную запись в почтовом домене.
• Публичный доступ:
  • При выборе этого уровня доступа ваш календарь становится доступным для всех, включая тех, кто не имеет учетной записи в Mailcow.
  • Это значит, что любой человек с ссылкой на ваш календарь сможет видеть его содержимое, что делает его полностью открытым для общественности.
  • Публичный доступ может быть полезен, если вы хотите делиться событиями с широкой аудиторией, например, для организации мероприятий или публикации расписаний.

 Для предоставления доступа к календарю в разделе «Календарь» требуется нажать на значок «троеточие», в открывшемся окне выбрать «Общий доступ»

В открывшемся окне выбрать какой будет доступ к календарю персональный, публичный, для всех пользователей почтового сервера.

После выбора потребуется сохранить настройки.

1.9.8. Отключения настроек по умолчанию

Для того чтобы закрыть доступ к календарю для всех пользователей почтового домена в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать «Общий доступ».

В открывшемся окне выбирать «Любой аутентифицированный пользователь» в строке «Публичное событие», «Конфиденциальное» и «Личное событие» выбрать статус «Ничего». Снять все галочки если есть. После нажать «Сохранить». После нажать «Сохранить».

 

1.9.9. Настройки персонального доступа к календарю

Для настройки персонального доступа к календарю потребуется в строке поиска ввести почтовый адрес доменного пользователя (1), назначить ему права (2) в строке «подписать пользователя» установить галочку, после назначения прав нажать на «сохранить» (3).

Далее пользователь, для которого был предоставлен доступ, получит почтовое уведомление, и в разделе «Календарь» в строке «Подписка» появится календарь.

 

1.9.10. Настройка доступа к календарю для всех пользователей домена

Для предоставления доступа к календарю всем пользователям почтового домена, выбрать строку «Любой аутентифицированный пользователь» (1), выполнить настройки (2), затем нажать на сохранить (3).

В этом случае в настройках отсутствует строка «подписать пользователя» и пользователям которым требуется доступ к календарю самостоятельно на него подписываются. Как подписаться на календарь смотреть главу «Подписаться на календарь».

1.9.11. Настройка публичного предоставления доступа к календарю

Для настройки публичного предоставления доступа к календарю выбрать строку «Публичный доступ» (1), выбрать требуемые настройки (2), нажать сохранить (3).

Далее пользователь предоставивший доступ должен отправить ссылку на свой календарь. Для получения ссылки на календарь требуется перейти в дополнительный настройки в разделе «Календарь», нажать на значок «троеточие» (1) и в открывшемся меню выбрать «ссылки на этот календарь» (2).

В открывшемся меню выбрать нужную ссылку, скопировать ее и отправить ссылку пользователю для которого открывался доступ.

 

1.9.12. Подписаться на календарь

Для того чтобы подписаться на календарь другого пользователя должен быть открыть доступ к этому календарю. Если доступ открыть тогда в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие»,

В открывшемся меню в строке поиска ввести почтовый адрес пользователя, на которого требуется подписаться, напротив названия календаря нажимаем значок «подписаться». После этого в строке «Подписки» отображается календарь, на который подписались.

1.9.13. Закрыть доступ к календарю

Существует 3 вида доступа к календарю. Для каждого вида выполняются свои настройки по закрытию доступа.

•  Персональный доступ к календарю.
• Публичный доступ к календарю
• Любой аутентифицированный пользователь

Для того чтобы закрыть персональный доступ к календарю требуется в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать «Общий доступ», в отрывшемся меню выбрать пользователя для которого закрывается доступ и нажать на значок «удалить», затем «сохранить».

Для того чтобы закрыть доступ к календарю для всех пользователей почтового домена и публичный доступ, в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать «Общий доступ». В открывшемся окне выбирать «Любой аутентифицированный пользователь» в строке «Публичное событие», «Конфиденциальное» и «Личное событие» выбрать статус «Ничего». Снять все галочки если есть.

Выбрать «Публичный доступ». В строке «Публичное событие», «Конфиденциальное» и «Личное событие» выбрать статус «Ничего». Снять все галочки если есть.  После нажать «Сохранить».

 

1.9.14. Календарь в интернете

Календарь в интернете позволяет подключить календарь по ссылке. Для подключения этой функции в разделе «Календарь» в строке «Календарь в интернете» (1) нажать на значок «+» (2), в открывшемся меню ввести ссылку (3) на календарь затем нажать на «ok» (4).

1.10. Раздел «Настройка почтового ящика»

Для того чтобы попасть в раздел «Настройки почтового ящика» требуется нажать на значок «шестерёнки» напротив почтового адреса.

Раздел «Настройка почтового ящика» условно поделен на 2 части. В левом столбце отображаются пункты меню настроек. В правом отображаются сведения настроек, которые возможно изменить. В верхнем левом углу отображается кнопка для сохранения изменений в настройках.

Раздел «Настройка почтового ящика» состоит из следующих пунктов:

• Общее – в данном разделе выполняется настройки интерфейса для почтового ящика. Язык интерфейса, часовой пояс, время и т.д.
• Календарь – в данном разделе выполняются настройки для календаря.
• Адресная книга – отображаются настройки для адресной книги.
• Почта – отображаются настройки для почтового ящика.

1.10.11. Настройка интерфейса почтового ящика

Для настройки интерфейса почтового ящика требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Общее», в открывшемся меню выполнить требуемые настройки, затем начать на значок «сохранить». В строке «Обновлять вид» требуется задать время. С этой периодичностью интерфейс будет проверять наличие новых писем и отображать их.

1.10.2. Отключения настроек по умолчанию для календаря

Для того чтобы закрыть доступ к календарю для всех пользователей почтового домена в разделе «Календарь» нажать на значок «троеточие», в открывшемся меню выбрать «Общий доступ». В открывшемся окне выбирать «Любой аутентифицированный пользователь» в строке «Публичное событие», «Конфиденциальное» и «Личное событие» выбрать статус «Ничего». Снять все галочки если есть. После нажать «Сохранить». После нажать «Сохранить».

1.10.3. Общие настройки для календаря

Для настройки календаря требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Календарь» (1), в открывшемся меню (2) выполнить требуемые настройки, затем начать на значок «сохранить» (3).

В настройках календаря возможно выполнить настройки:

• Общие настройки - Начало недели. Начало рабочего дня. Окончание рабочего дня. Установить нерабочее время как занятое. Установить дату первой рабочей недели в году.
• Категории – выполнить настройку окрашивания по цветам категорию встреч/задач.

• Приглашения – создать белый список пользователей для получения приглашений на встречи. Для всех остальных пригласить на встречу будет запрещено.

1.11. Настройка категорий в адресной книге

Для настройки категорий в адресной книге требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «адресная книга» (1), в открывшемся окне (2) добавить или удалить пункты, затем нажать на «сохранить» (3).

1.12. Настройка почтового ящика Почта

Для настройки почтового ящика требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта», в открывшемся окне выполнить требуемые настройки. Затем нажать на значок «сохранить».

Пункт настроек «Почта» следующие настройки:

• Общее – общие настройки для работы с письмами.
• Метки – в данном меню возможно создать метки для писем.
• Учетная запись IPMAP - в данном разделе можно добавить учетную запись, выполнить редактирование учетной записи.
• Фильтры – в данном разделе создаются фильтры для автоматической обработки и сортировки писем.
• Отпуск – в данном разделе выполняется настройка автоматического ответа на письма.
• Пересылка – в данном разделе выполняется настройка для автоматической пересылки входящих писем.

1.12.1. Создание подписи

Для настройки подписи в письме требуется перейти требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта», в открывшемся меню выбрать вкладку «Общее», установить галочки в строках:

• Вставить подпись в новое сообщение
• Вставить подпись в ответе
• Вставить подпись при пересылке

Затем перейти во вкладку «Учетные записи IPMAP» (1), в открывшемся окне напротив учетной записи нажать на значок «редактирования» (2).

В открывшемся окне в строке Идентификаторы установить галочку «Всегда использовать идентификатор по умолчанию при ответе на сообщения», затем нажав на учетную запись развернется меню, в котором нужно создать подпись для писем, затем нажать на «ok» (4).

 

1.12.2. Создание фильтра для писем

Для создания фильтра для писем требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта», в открывшемся меню выбрать вкладку «Фильтры», в открывшемся окне выбрать «создать фильтр».

В открывшемся окне задать имя фильтра, указать действие «Для входящих сообщений, которые» из вплывающего меню выбрать «отвечают любому из указанных правил».

Затем добавить условие, для этого требуется нажать на значок «+».

Затем выполнить настройку условий выбрав из всплывающего меню, в ячейке «Значение» вписать значение (слово, почтовый адрес и т.д.) (1) по которому будет выполняться условие. Далее требуется задать действие, которое должно выполняться указанным условием, для этого в строке «Выполнить следующие действия» из всплывающего меню выбрать нужное (например: переместить письмо в папку важное, ВАЖНО!!! должны быть созданы нужные папки). Затем нажать на «ok» для сохранения фильтра.

 

1.12.3. Включение автоматической отправка сообщений

Для включения автоматической отправки сообщений требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта» (1), в открывшемся меню выбрать вкладку «Отпуск» (2), в открывшемся меню установить галочку «Включить автоматическую отправку сообщения об отпуске» (3). В открывшемся окне заполнить необходимые поля:

Тема сообщения автоответа (4)

Текст сообщения автоответа (5)

Установить галочки:

• Не отправлять ответы на почтовые списки рассылки (6)
• Всегда отправлять ответное сообщение об отпуске (7).

Установить время начала и окончания работы автоответа, для этого установить галочки «Включить автоответ на» установить дату с какого числа начинать. Установить галочку «Включить автоматический ответ в» и задать время (это указывает, когда автоответ начнет работать) (8). Установить галочку «Отключить автоответ после» установить дату, установить галочку «Отключить автоматический ответ в» установить время (это указывает, когда автоответ закончит работать) (9). Установить галочку на «Включить автоответ в эти дни» и выбрать все дни недели (10). Затем нажать на значок «сохранить» (11).

 

1.12.4. Отключение автоматической отправка сообщений

Для отключения автоответа требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта» (1), в открывшемся меню выбрать вкладку «Отпуск» (2), в открывшемся меню убрать галочку с «Включить автоматическую отправку сообщения об отпуске» (3), затем нажать «сохранить».

1.12.5. Включение пересылки почтовых сообщений

Для включения настройки пересылки почтовых сообщений требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта» (1), в открывшемся меню выбрать вкладку «Пересылка» (2), в открывшемся меню установить галочку на «Пересылать входящие сообщения» (3), в открывшемся меню ввести почтовый адрес кому будет отправляться все входящие сообщения (4), установить галочки «Всегда пересылать» и «Оставлять копию» (5), затем нажать «сохранить» (6).

 

1.12.6. Отключение пересылки почтовых сообщений

Для отключения настройки пересылки почтовых сообщений требуется перейти в раздел «Настройка почтового ящика», в открывшемся меню выбрать «Почта» (1), в открывшемся меню выбрать вкладку «Пересылка» (2), в открывшемся меню снять галочку с «Пересылать входящие сообщения» (3), затем нажать «сохранить» (4).

1.13. Подключение почтового клиента

Подключения почтового клиента требует выполнить настройку «Пароли приложения», данная настройка позволяет выполнять авторизацию в IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV и EAS.
Для настройки требуется в разделе «Почта» перейти в настройки почтового пользователя нажав на значок «гаечный ключ»  в правом верхнем углу.

В открывшемся коне перейти на вкладку «Пароли Приложений», в открывшемся окне нажать на «Создать новый пароль».

В открывшемся меню в строке «Название приложения» задать название (1). В строке «пароль» задать пароль (2) (ВАЖНО!!! Заданный пароль может отличаться от пароля для входа в web интерфейс почтового ящика, задавать одинаковые пароли необязательно). В строке «Подтверждение пароля» повторить пароль (3). В строке «Разрешенные протоколы для приложения» выбрать все протоколы (4). Активировать настройки установив галочку в строке «Активный» (5). Для сохранения настроек нажать «Добавить» (6).

В случае успешного добавления должен появиться новый ключ (1) в статусе активный (2).

Для выхода из меню настройке требуется нажать на значок «отключиться»   в правом верхнем углу странички.

Подключение по IMAP: mail.[доменное имя].ru порт [указать номер порта]

Подключение по SMTP: mail. [доменное имя].ru порт [указать номер порта]

Для подключения календаря в почтовый клиент пользователь должен перейти в раздел «Календарь» и скопировать ссылку на свой календарь. Для получения ссылки на календарь требуется перейти в дополнительный настройки в разделе «Календарь», нажать на значок «троеточие» (1) и в открывшемся меню выбрать «ссылки на этот календарь» (2).

В открывшемся меню скопировать нужную ссылку, в зависимости от почтового клиента, затем вставить ссылку в настраиваемый почтовый клиент.

1.13.1. Подключение календаря в почтовом клиенте

В почтовом клиенте перейти в раздел календарь. Затем создать => календарь. В открывшемся окне выбрать тип календаря CalDAV (1), в строке имя задать имя календаря (2), выбрать цвет отображения (если предусмотрено) (3), в строку URL вставить полученную ссылку на календарь (4), в строке пользователь (5) указать почтовый ящики к которому принадлежит календарь, в строке электронная почта (6) указать почтовый ящики к которому принадлежит календарь, установить галочку «сервер обрабатывает приглашения на встречи» (7), в строке «обновлять каждые» задать интервал подключения к календарю (8), (рекомендуется раз в 2 минуты), для применения установленных настроек нажать на «ОК» (9).

Затем появится окно для авторизации требуется ввести полученный пароль и нажать на «ОК».

Если все настройки указаны верно в календарь почтового клиента добавится еще один.

Подключение календаря в почтовый клиент выполнено.

1.14. Настройка почтового клиента «Microsoft Outlook»

Чтобы настроить почтовый клиент «Microsoft Outlook» должен быть задан «пароль приложения».  Для работы с почтовым сервером «Софтлайн офис», необходимо произвести ручную конфигурацию IMAP/SMTP в почтовом клиенте «Microsoft Outlook».

Откройте Outlook и перейдите в Файл → Добавить учетную запись.

В окне добавления учетной записи введите свой email (user@[доменное имя].ru), выберите Дополнительные параметры → Настроить вручную, нажмите Подключить и перейдите к шагам ниже.

В открывшемся окне выберите IMAP.

В открывшемся окне заполните данные:

• Входящая почта (IMAP):
  • Сервер: [доменное имя].ru
  • Порт: 993
  • Шифрование: SSL/TLS
  • Установите галочку «Безопасная проверка пароля»
• Исходящая почта (SMTP):
  • Сервер: [доменное имя].ru
  • Порт: 587
  • Шифрование: STARTTLS
  • Установите галочку «Безопасная проверка пароля»

Замените «доменное имя» - указав доменное имя Вашего тенанта. Затем нажмите далее. В открывшемся окне введите «пароль приложения» от учетной записи. Если все данные были введены корректно будет выполнено подключение к почтовому серверу. Если подключение не выполнилось проверьте задан ли «пароль приложений», корректность ввода «пароль приложений» и корректность введенных данных. 

1.15. Подключение календаря в почтовом клиенте «Microsoft Outlook»

Для интеграции календаря с почтовым клиентом должен быть задан «пароль приложения». Чтобы подключить календарь в почтовом клиенте «Microsoft Outlook», пользователю требуется скопировать ссылку на свой календарь. Для этого в веб-интерфейс «Софтлайн офис» перейдите в раздел «Календарь», зайдите в дополнительные настройки, нажав на значок «троеточие» (1), в появившемся меню выберите «ссылки на этот календарь» (2).

В открывшемся меню скопируйте ссылку на календарь из строки «WebDAV ICS URL»

В почтовом клиенте «Microsoft Outlook» перейдите в раздел календарь. Правой кнопкой мыши нажмите на «Мой календарь», в открывшемся меню выберите «добавить календарь» → «Из интернета»

В открывшемся окне вставьте скопированную ссылку на календарь.

Далее в открывшемся окне введите адрес от почтового ящика и пароль, к которому выполняете подключение. Будет выполнено подключение. В разделе календарь появится дополнительный календарь.

1.16. Настройка почтового клиента «Thunderbird»

Чтобы настроить почтовый клиент «Thunderbird» должен быть задан «пароль приложения».  При первом запуске «Thunderbird» откроется окно «Настройка учетной записи». Если его нет нажмите «Меню» (≡) → «Создать учётную запись» → «Эл. почта»

В открывшемся окне введите

• Ваше имя(как будет отображаться в письмах).
• Email-адрес(полный, например user@[доменное имя].ru).
• Парольот почтового ящика.

Затем нажмите «Продолжить». «Thunderbird» автоматически определяет параметры. Если этого не произошло, нажмите на «настроить вручную» и введите их:

 

• Сервер входящей почты (IMAP):
  • Протокол: IMAP
  • Имя сервер: [доменное имя].ru
  • Порт: 993
  • Защита соединения: SSL/TLS
  • Метод аутентификации: Обычный пароль
  • Имя пользователя: полный email-адрес
• Сервер исходящей почты (SMTP):
  • Имя сервер: [доменное имя].ru
  • Порт: 587
  • Защита соединения: STARTTLS
  • Метод аутентификации: Обычный пароль
  • Имя пользователя: полный email-адрес

Для проверки корректности ввода данный нажмите «Протестировать». Если данные были введены корректно будет отображаться сообщение:

Далее нажмите «Готово». В открывшемся окне будет сообщение «Учётная запись успешно создана». Для завершения настройки нажмите «Завершить».

1.17. Подключение календаря в почтовом клиенте «Thunderbird»

Для интеграции календаря с почтовым клиентом должен быть задан «пароль приложения». Чтобы подключить календарь в почтовом клиенте «Thunderbird», пользователю требуется скопировать ссылку на свой календарь. Для этого в веб-интерфейс «Софтлайн офис» перейдите в раздел «Календарь», зайдите в дополнительные настройки, нажав на значок «троеточие» (1), в появившемся меню выберите «ссылки на этот календарь» (2).

В открывшемся меню скопируйте ссылку на календарь из строки «CalDAV URL»

В почтовом клиенте «Thunderbird» перейдите в раздел календарь. Правой кнопкой мыши нажмите на «Мой календарь», в открывшемся меню выберите «новый календарь» → «в сети»

В открывшемся окне в строке «имя пользователя» введите «полный email-адрес», в строке «Адрес» вставьте скопированную ссылку, затем нажмите «найти календари»

В открывшемся окне введи «пароль приложения». Далее выберите тип календаря CalDAV, затем нажмите «подписаться»

Будет добавлен календарь в почтовый клиент «Thunderbird»

1.18. Добавление вложений в календарь

Для вложения приложенных файлов при создании встречи требуется сначала данные файлы загрузить на сервер, настроить/предоставить доступ к этим файлам, затем во встречи приложить ссылку на данные файлы.

Для загрузки файла в облако требуется в разделе «Все файлы» нажать на значок . В открывшемся меню выбрать «Загрузка файлов». В Открывшемся окне перейти в папку расположения файла, выбрать файл и выполнить загрузку.

Также загрузка файлов или папок возможно с помощью функции «Drag and drop», т.е. перетащить требуемые к загрузке файлы/папки в вэб интерфейс браузера.

«Drag and drop» — это функция в графических интерфейсах пользователя, которая позволяет пользователю выбрать виртуальный объект, «захватив» его и перетащив в другое место или на другой виртуальный объект.

Для предоставления доступа к файлам и папкам требуется нажать на значок публикации (1)   напротив файла/папки к которой открывается доступ. Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне указать пользователя, которому открывается доступ.

После выбора пользователя требуется выполнить настройку уровня доступа к файлу/папке, срок действия доступа (если требуется), затем требуется нажать на значок «Сохранить общий ресурс».

Если встреча назначается с участием внешних пользователей в этом случаем доступ к файлам требуется предоставлять по ссылке.

Доступ по ссылке это означает, что все пользователи у кого будет данная ссылка могут, перейдя по указанной ссылке открыть файл и просмотреть его или выполнить другие действия в зависимости от выставленных параметров доступа.

При предоставлении доступа по ссылке требуется в обязательном порядке устанавливать срок действия ссылки и установить пароль для доступа.

Для предоставления доступа к файлам и папкам по ссылке требуется нажать на значок публикации (1)  напротив файла/папки к которой открывается доступ. Отроется окно в правой части экрана, в открывшемся окне в строке «общий доступ по ссылке» нажать на значок «+»

Далее выполнить настройку доступа. Для этого в появившемся меню под надписью «общий доступ по ссылке» нажать на значок «треугольник» (всплывающее меню) (1). В этом меню выбрать «пользовательские права» (2).

В открывшемся меню установить галочку в строке «Задать пароль»(1), пароль будет автоматически сгенерирован, его требуется скопировать для этого нажать на значок «глаз» (2) затем выделить сгенерированный пароль или установить свой пароль не менее 10 символов состоящих их цифр, букв и спец символов. В строке сроке действия установить срок действия ссылки (3). В строке пользовательские права доступа установить требуемый уровень доступа чтение или редактирование (4). Для вступления в силу указанных настроек нажать на «Обновить общий ресурс» (5).

Если пароль не будет отвечать требованиям ссылка будет доступна без пароля. Система выдаст предупреждение о том, что пароль присутствует в списке скомпрометированных паролей.

После настройки доступа требуется скопировать полученную ссылку, для этого в строке «общий доступ по ссылке» нажать на значок   (копирования), после этого ссылка будет скопирована в память устройства.

Далее эту ссылку требуется вставить в поле URL при создании встречи. Для этого требуется нажать на значок «+» в строке «прикрепить» при создании встречи,

Затем в появившемся поле URL вставить скопированную ссылку на файл

Далее заполнить все оставшиеся поля, в строке описание указать описание и добавить пароль для доступа по ссылке или отправить пароль к файлу любым другим удобным способом, затем нажать на «сохранить».

Встреча добавится в календарь и всем участникам будет отправлено письмо на e-mail.

1.19. Подключение почтового клиента и календаря на мобильном устройстве ОС Android

Подключение почтового клиента и календаря на мобильном устройстве выполняется штатным программным обеспечением. Для подключения мобильного почтового клиента и календаря должен быть задан «пароль приложения». При подключении календаря будет автоматически настроено подключение к почтовому ящику. На мобильном устройстве под ОС Android запускается штатное приложение «Календарь», в открывшемся окне в правом верхнем углу выбрать знак «троеточие» => настройки

В открывшемся окне выбрать «Аккаунты календаря»

В открывшемся окне выбрать «Exchenge»

В открывшемся окне ввести адрес электронной почты => ввести пароль (созданный для приложения), затем нажать далее.

Далее откроется окно, в котором требуется ввести параметры подключения. Логин и пароль от почтового ящика уже будет прописан. В строке «домен\имя пользователя» указывается адрес почтового ящика. В строке сервер ввести адрес сервера: mail.[доменное имя].ru порт [номер порта]

После ввода настроек нажать далее.

Далее будет выполнено подключение к календарю. После окончания подключения нажать «Готово»

Подключение календарь выполнено.

2. Подключение Nextcloud как сетевого диска

2.1. Описание

Для подключения Nextcloud как сетевой диск в ОС Windows требуется:

• Запустить службу «Веб-клиент» («Web client»)
• Внести настройки в реестр (regedit)
• Задать пароль в Nexcloud для WebDAV
• Подключить Nextcloud как сетевой диск

ВАЖНО!!! При подключении WebDAV соединение существует ограничение на максимальный размер одного файла. Максимальный размер одного файла 4Гб.

2.2. Запуск службы «Веб-клиент»

Для корректной работы клиента WebDAV в ОС Windows требуется чтобы служба «Веб-клиент» была запущена. Чтобы запустить службу требуется перейти «Панель управления» => «Администрирование» => «Службы». В открывшемся коне найти «Веб-клиент» («Web client»). Выполнить запуск службы (1), установить тип запуска «Автоматически» (2). Затем нажать «ОК»

2.3. Настройки в реестре (regedit)

Для корректной работы клиента WebDAV требуется выполнить настройки в реестре ОС Windows. От имени локального администратора запустить «regedit», затем перейти по адресу:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\services\WebClient\

В открывшемся окне в файлах внести следующие данные:

FileSizeLimitInBytes = 0xffffffff

FsCtlRequestTimeoutInSec=0xffffffff

BasicAuthLevel=2

Если файлы отсутствуют их требуется создать. Для этого в правой части открывшегося окна, нажать правой кнопкой мыши, в открывшемся окне выбрать создать, в открывшемся окне выбрать «Параметр DWORD (32 бита)».

Далее задать имя файла, открыть файл и задать параметр.

Настройка в реестре ОС Windows выполнена.

2.4. Пароль приложения в Nextcloud для WebDAV

Для корректного подключения требуется задать пароль приложения в Nextcloud. Пароль приложения в Nextcloud задается в настройка учетной записи, в разделе безопасность.

Для этого выполнить вход в учетную запись по адресу:

 https://[название тенанта].slpochta.ru

После авторизации в правом верхнем углу нажать на значок учетной записи (1), в открывшемся меню выбрать настройки (2). Далее в открывшемся меню выбрать «безопасность» (3). В разделе «Активные устройства и сеансы» задать название «WebDAV» (4) (или любое другое) затем нажать «задать пароль приложения» (5).

Далее будет сгенерирован пароль от учетной записи, этот пароль требуется записать он потребуется для подключения. (сгенерированный пароль не меняется)

2.5. Подключение Nextcloud как сетевой диск

Для подключения Nextcloud как сетевой диск требуется:

• открыть проводник Windows на компьютере под управлением ОС Windows
• Щёлкните правой кнопкой мыши на элементе Компьютери выберите «Подключить сетевой диск…» в раскрывающемся меню.
• Выберите локальный сетевой диск, к которому вы хотите подключить Nextcloud. В строке «папка» указать адрес подключения.

Адрес подключения состоит из:

https://[имя тенанта].slpochta.ru/remote.php/dav/files/[учетная запись]@[домен]

Пример:

https://sluvostand.slpochta.ru/remote.php/dav/files/princess@sluvostand.mycloudinfrastructure.ru/

В открывшемся коне ввести логин и пароль для приложений, установить галочку «запомнить учетные данные», затем нажать «ок»

Если все шаги были выполнены корректно, будет выполнено подключение и в проводнике будет отображаться подключенный сетевой диск.