Почтовые ящики Виртуального офиса в подписке Exсhange

Сервис Виртуальный офис включает в себя публичное почтовое решение на базе Exchange Server 2019. В связи с особенностью архитектуры публичного решения, а также особенностями самого Exchange Server 2019 в рамках сервиса, могут быть задействован только базовый функционал Exchange, который представлен администраторам подписки для использования в сервисной панели управления MachSol.

В рамках подписки Exchange Виртуальный офис Multitenant администраторам-владельца доступен следующий функционал:

• Создание\удаление\редактирование почтовых ящиков
• Настройки доступов\делегирования и разрешений для календаря – в соответствии с целевой функцией почтового ящика
• Создание\удаление\редактирование почтовых контактов
• Создание\удаление\редактирование списков рассылок
• Создание\удаление\редактирование Заявления об отказе\Авто подписи
• Отслеживание выполнения\удаление событий панели управления
• Настройка имперсонации приложения

Основные термины, определения и положения

• Почтовый ящик Exchange - это компонент программного обеспечения Microsoft Exchange Server, который предоставляет возможность отправки, получения и хранения электронной почты в организации.
• Exchange Server является серверным решением для управления электронной почтой, календарями, контактами и другими связанными данными. В Exchange Server каждый пользователь имеет свой собственный почтовый ящик, который хранит входящие и исходящие сообщения, контакты, календари и другие данные. Почтовый ящик Exchange обеспечивает доступ к этим данным через различные клиенты электронной почты, такие как Microsoft Outlook, а также через веб-интерфейс Outlook Web App (OWA). Exchange Server также предоставляет функции совместной работы, такие как общие календари, папки и задачи, что позволяет пользователям эффективно работать в команде и совместно использовать ресурсы.

Почтовые ящики Exchange разделены по типу и функциональности:

• User Mailbox (Почтовые ящики пользователей.) - это тип почтовых ящиков в Microsoft Exchange, который требует лицензии Exchange для использования. Почтовые ящики пользователей предназначены для индивидуальных пользователей в организации и хранят их электронную почту, контакты, календари и другие связанные данные.
• Shared Mailbox (Общие почтовые ящики) - Согласно SPLA Microsoft данный тип почтовых ящиков не потребляет лицензию Exchange но доступ к нему может быль осуществлен только лицензированным пользователем (User Mailbox) через права полного доступа (Делегирование). Дополнительный билинг может осуществляться только при превышении используемого суммарного объема по всем почтовым ящикам в соответствии с приобретенными лицензиями Тарифного плана. Общие почтовые ящики используются для обеспечения коллективного доступа к электронной почте и другим связанным данным. Они позволяют группе пользователей просматривать и отправлять электронные письма, а также совместно использовать календари и списки контактов из общего почтового ящика.
• Resource mailbox (Почтовые ящики ресурсов) - это специальные почтовые ящики, предназначенные для планирования ресурсов. Согласно SPLA Microsoft данный тип почтовых ящиков не потребляет лицензию Exchange но доступ к нему может быль осуществлен только лицензированным пользователем (User Mailbox) через права полного доступа (Делегирование). Дополнительный билинг может осуществляться только при превышении используемого суммарного объема по всем почтовым ящикам в соответствии с приобретенными лицензиями Тарифного плана.

Ящики ресурса подразделяются на два функциональных типа:

• Room mailboxes (Почтовые ящики комнат). Эти почтовые ящики назначаются местам проведения собраний, таким как конференц-залы, аудитории и учебные комнаты.
• Equipment mailboxes (Почтовые ящики оборудования). Эти почтовые ящики назначаются ресурсам, не зависящим от расположения, таким как портативные компьютеры, проекторы, микрофоны или автомобили компании.
• Mail Contacts (Почтовые контакты) - это записи, которые содержат информацию о контактных данных людей или групп в среде Microsoft Exchange. Они представляют собой записи, которые хранят информацию, такую как имя, адрес электронной почты, номер телефона и другие данные контакта. Почтовые контакты Exchange могут быть использованы для упрощения процесса отправки электронной почты или обмена информацией с определенными людьми или группами в организации. Они могут быть добавлены в адресную книгу Exchange и использоваться в клиентах электронной почты, таких как Microsoft Outlook, для быстрого доступа к контактным данным.
• Distribution Lists (Списки рассылки) - это группы адресов электронной почты в среде Microsoft Exchange, которые позволяют отправлять сообщения электронной почты одновременно нескольким получателям. Они представляют собой удобный способ организации и управления групповой коммуникацией в организации.

Списки рассылки подразделяются на две основные группы Статические или Динамические:

• Simple Distribution Group (Статические списки рассылки) – это списки, в которых адреса электронной почты являются фиксированными и не меняются со временем. Они содержат предопределенный набор адресов, которые могут быть использованы для отправки сообщений одновременно нескольким получателям.
• Dynamic Distribution Group (Динамические списки рассылки) - это списки, которые автоматически обновляются на основе определенных критериев. Они могут быть настроены для включения адресов электронной почты, соответствующих определенным атрибутам или условиям. Например, динамический список рассылки может быть создан для всех сотрудников в определенном отделе или с определенной должностью.

Основные разделы подписки Exchange в панели управления MachSol

В раздел управления почтовой подпиской можно попасть с основной страницы\Дашборда, нажав на Manage напротив целевой подписки с типом Microsoft Exchange.

В панель управления почтовой подпиской, так же можно попасть через основное меню слева Service Director > Exchange Hosting > Accounts , далее нажмите Manage напротив целевой подписки.

Раздел General Settings \ Основные настройки

Перейдя в управление подпиской, Вы попадете в основной раздел General Settings в котором отображены основные данные по подписке, наименование, статус активности, дата создания. В правой части отображены текущие лимиты подписки.

Основные параметры, используемые в рамках сервиса:

• Exchange Organizations – количество организаций.
• No. of User/Linked Mailboxes allowed – количество User Mailboxes (Пользовательских почтовых ящиков), соотношение приобретенных лицензий в подписке к используемым. Linked Mailboxes (Связанные почтовые ящики) – не поддерживаются в рамках публичного решения.
• No. of Shared Mailboxes allowed - количество Shared Mailboxes (Общих почтовых ящиков), соотношение стандартного лимита в подписке к используемым. Количество Общих почтовых ящиков не ограничено, и через запрос в техническую поддержку лимит может быть расширен, дополнительный билинг будет осуществляться только за превышение суммарного объема всех почтовых ящиков по отношению к приобретённым лицензиям соответствующего тарифного плана.
• No. of Resource Mailboxes allowed - количество Resource Mailboxes (Почтовых ящиков Ресурса), соотношение стандартного лимита в подписке к используемым. Количество почтовых ящиков Ресурса не ограничено, и через запрос в техническую поддержку лимит может быть расширен, дополнительный билинг будет осуществляться только за превышение суммарного объема всех почтовых ящиков по отношению к приобретённым лицензиям соответствующего тарифного плана.
• No. of Domains allowed – количество переносимых почтовых доменов поставленных на обслуживание. Лимит устанавливается в соответствии с запрошенным количеством доменов. Добавление или удаление доменов осуществляется только через запрос в техническую поддержку, так как данная процедура требует внесения корректив со стороны точки входа и выхода почтового трафика, а также предоставления актуальных данных для создания\изменения DNS записей.
• No. of Distribution Lists allowed – количество Distribution Lists (Списков рассылки), соотношение стандартного лимита в подписке к используемым. Количество почтовых Списков рассылки не ограничено, и через запрос в техническую поддержку лимит может быть расширен.
• No. of Contacts allowed – количество Contacts (Контактов), соотношение стандартного лимита в подписке к используемым. Количество почтовых Контактов не ограничено, и через запрос в техническую поддержку лимит может быть расширен.

Раздел Mail Domains \ Почтовые домены

В разделе Mail Domains отображены обслуживаемые почтовые домены Вашей организации. Функционал данного раздела позволяет сменить домен по умолчанию, а также добавить или удалить домен.

Обращаем Ваше внимание! Хотя функционал панели управления и позволяет добавлять или удалять почтовые домены на обслуживание в Exchange, для Вашей организации, тем не менее для корректной работы требуется действия со стороны технической поддержки для добавления\удаления доменов со стороны точки входа и выхода почтового трафика, а также предоставления актуальных данных для создания\изменения DNS записей, поэтому мы рекомендуем при самостоятельной смене\удалении\добавлении домена обратиться в техническую поддержку сервиса. 

Раздел MailBoxes \ Почтовые ящики

Раздел MailBoxes представляет собой основной функционал управления почтовыми ящиками.

• Search \ Поиск – функция поиска почтовых ящиков по выбранным критериям.
• Add New MailBox \ Создание нового почтового ящика – представляет собой набор функций создания одиночного почтового ящика различных типов.
• Add Bulk MailBox \ Групповое создание ящиков - представляет собой набор функций создания группового\массового создания почтовых ящиков, как посредством загруженного CSV файла, так и на основе синхронизированных пользователей AD
• Group Action \ Групповые действия – набор функций для массового\группового изменения Почтовых ящиков
• Sort By \ Сортировать по – сортировщик отображения почтовых ящиков в общем пуле
• Список MailBox\Details\Options – Список существующих почтовых ящиков, содержащий в себе базовую информацию: Наименование Почтового ящика\ Основной адрес Электронной почты\Статус активности\Тип почтового ящика\Используемый объем\Назначенный шаблон\ Функция удаления\активации\деактивации почтового ящика (через меню ).

Раздел Mail Contacts \ Почтовые контакты

Раздел Mail Contacts представляет собой основной функционал управления почтовыми контактами.

• Search \ Поиск – функция поиска почтовых контактов по выбранным критериям.
• Add Mail Contact \ Добавление Почтовых контактов - представляет собой набор функций создания одиночного Почтового контакта.
• Add Bulk Mail Contact \ Групповое создание Почтовых контактов - представляет собой набор функций создания группового\массового создания Почтовых контактов.
• Список Display name\External email\Internal Email\Status\Options – Список существующих Почтовых контактов, отображающий базовую информацию: Отображаемое наименование\ Внешняя электронная почта\ Внутренняя электронная почта\ Статус активности\Опции деактивации и удаления

Раздел Distribution List \ Группы рассылок

Раздел Distribution List представляет собой основной функционал управления группами рассылок.

• Search \ Поиск – функция поиска групп рассылок по выбранным критериям.
• Add Distribution List \ Добавление Групп рассылок - представляет собой набор функций создания одиночного Почтового контакта.
• Add Bulk Distribution List \ Групповое создание Групп рассылок - представляет собой набор функций создания группового\массового создания Почтовых контактов.
• Group Action \ Групповые действия – набор функций для массового\группового изменения Групп рассылок
• Список Display name\Email\Type\List Members\Status\Options – Список существующих Групп рассылок, отображающий базовую информацию: Отображаемое наименование\ Адрес электронной почты \ Тип\Количество членов группы\ Статус активности\Опция Удаление

Раздел Rules \ Правила

Раздел Rules представляет собой набор функций для создания и управления Disclaimer \ Отказ от ответственности и Signatures \ Авто подписи

Раздел Group Action Log \ Журнал групповых действий

Раздел Group Action Log представляет собой журнал групповых действий в целевой подписке, позволяет отслеживать статус выполнения и фиксировать ошибки.

Раздел Application Impersonation \ Имперсонация приложения

Раздел Application Impersonation позволяет назначать пользователю права имперсонации приложения.

Раздел Calendar Permissions \ Доступы к календарю

Раздел Calendar Permissions предоставляет функционал доступа к календарям пользователей организации для членов группы безопасности.

Не нашли инструкцию?

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами.

Мы дополним информацию и ответим на ваш вопрос.

Оставить заявку